Descubre cómo organizar un evento de presentación de producto de éxito

La presentación de un producto nuevo es un evento muy importante para tu empresa. La organización del lanzamiento requiere un trabajo muy cuidado en el que es importante elaborar una estrategia y establecer unos objetivos. A partir de ahí será necesario que sigas unos puntos en la organización que son clave para que el evento sea un éxito.  

Como responsable del departamento de marketing una de las funciones que te corresponde es organizar con éxito los eventos de presentación de nuevo producto de tu empresa.  Es un acto que tiene mucha importancia en la estrategia de ventas porque es indispensable dar visibilidad al producto, crear una necesidad y conseguir un volumen de ventas para obtener beneficios. Las estadísticas dicen que sólo un 10% de los productos que cada año se lanzan al mercado tienen éxito, ante esto la presentación de producto es todo un reto en el que es necesario aplicar estrategias de comunicación y marketing de eventos, para que sea efectiva la presentación y aporte beneficios a la empresa. La revista de Marketing Below The Line, Retail y Activaciones, Informa BTL señala que cuando se realiza un lanzamiento de producto se consigue difundir la noticia y dar visibilidad a la marca y al producto. Al transmitir el mensaje en otros canales que no son los habituales de compra se generan expectativas a distintos niveles y se abre la brecha para conseguir a los clientes potenciales.

Cómo organizar un evento de lanzamiento de producto de éxito

Un evento de presentación de producto es una herramienta de comunicación muy importante a la que, al igual que al organizar cualquier tipo de evento corporativo, hay que dedicarle un trabajo minucioso, cuidado al detalle y en la que la estrategia será muy importante. Te mostramos los pasos clave que debes seguir:

1. Define los objetivos de la presentación de producto

Es el primer paso que debes plantearte cuando definas una estrategia. Cuando tengas claros los objetivos podrás definir el tipo de evento que vas a organizar para presentar el nuevo producto. Además del lanzamiento de producto también está la opción del evento de lanzamiento VIP de producto, un acto más exclusivo al que asisten los clientes más especiales y que se realiza antes que el evento oficial. En la definición de los objetivos también tienes que tener en cuenta el presupuesto asignado y el número de invitados.

2. El presupuesto

Ese factor es clave en la organización de cualquier tipo de evento porque marcará todas las acciones de la estrategia. Es muy importante saber el dinero del que dispones para elegir el lugar, determinar el número de invitados, contratar el catering o elegir el regalo de los invitados, etc.

3. Selecciona la fecha

La fecha de lanzamiento del producto la debes de elegir teniendo en cuenta que no haya ningún evento que pueda perjudicar la asistencia al lanzamiento del producto y, por tanto, que la organización del evento sea un éxito. Cuantos más asistentes mejor para conseguir más cobertura del acto y su difusión, y también para asegurar la venta del producto.

4. Elabora la lista de invitados

Además de determinar el número de invitados que asistirá al evento también es importante definir el perfil de los invitados, siempre según la estrategia y los objetivos que hayas establecido. Entre el tipo de invitados que más te interesan para el lanzamiento de un producto se encuentran los clientes directos y los potenciales, los intermediarios, los periodistas de medios de comunicación tradicionales y digitales, y los influencers.

5. Elige el espacio para el evento

El lugar en el que realices la presentación es importante que esté relacionado con la temática del producto que vayas a presentar. Por ejemplo, si está relacionado con el mundo del motor una pista de karts sería el lugar idóneo.

Además, es importante que sea un espacio que cuente con salas adecuadas para albergar a todos los invitados, buenos audiovisuales para apoyar los discursos e intervenciones de la presentación, que esté bien comunicado y que detrás haya un equipo de profesionales que te ayuden a controlar todos los detalles. Por eso es muy importante que elijas bien la empresa de eventos con la que realizarás la presentación.

6. Las invitaciones

El diseño de las invitaciones debe de ir acorde con la estrategia del evento. Estamos en la era digital y las comunicaciones se hacen a través de email, te recomendamos que elabores un diseño creativo con toda la información a tener en cuenta, que llame la atención y cree expectación con la finalidad de animar a asistir al lanzamiento del producto. Además, también puedes enviar una invitación impresa, el modo tradicional sigue gustando a algunos clientes y proveedores.  

7. Contrata el servicio de catering adecuado a tu evento

En todo evento la parte gastronómica adquiere un peso importante y debes tenerlo perfectamente controlado. Dependiendo de la duración será más conveniente un cocktail, un buffet o una comida más formal y más larga. Normalmente el momento gastronómico suele ser el cierre después del discurso de inicio y la presentación del producto.

8. La creatividad tiene que estar presente en todo

Hoy en día en marketing es muy importante el concepto ‘vivir una experiencia’. Esa máxima debes de aplicarla a tu presentación de producto para que los asistentes la vivan, de esta manera retendrán en su mente nuestro producto y lo recomendarán. Todo el evento debe girar alrededor de una temática, desde la decoración hasta el material de prensa.

En cuanto a la estructura del evento se suele hacer un discurso de bienvenida, después según las características del producto se puede hacer una demostración del funcionamiento o si procede hacer una degustación. En este momento se puede establecer un tiempo para que la prensa haga todas las preguntas que necesite para dar cobertura a la noticia. La presentación terminará con el cocktail o comida, según se haya organizado. Puedes incluir alguna actividad de entretenimiento, siempre acorde con los objetivos, para que ayude a que el evento sea un éxito.

9. Define la decoración del espacio

La decoración es una parte más dentro de la estrategia que te ayudará a conseguir los objetivos que te has propuesto. Además de incorporar elementos innovadores que hay en el mercado, en cuanto a pantallas o sonido, es muy importante que se incluya el producto que vais a presentar en toda la decoración.

10. Selecciona un regalo para los asistentes

Dependiendo de las características del producto que presentes podrás regalar una muestra de manera que los invitados lo puedan conocer de primera mano. El presupuesto que tengas determinará si, además, puedes hacer un regalo a cada uno de los asistentes como recuerdo del evento.

11. Elabora un plan de difusión en medios

Teniendo en cuenta las características del producto que vas a presentar y a los clientes potenciales debes seleccionar los medios en los que te interesa tener presencia. Con mucha antelación, se envía una convocatoria para el lanzamiento del producto con todos los detalles de ubicación y fecha. Siempre debes confirmar la asistencia para tener una previsión.

El día del evento de presentación de producto tienes que tener preparado material para que los periodistas tengan documentación, además, posteriormente se les facilitará por mail fotografías y vídeos con la finalidad de que puedan dar una cobertura más completa del evento.

Después del lanzamiento del producto es conveniente hacer un seguimiento para controlar la presencia de nuestra presentación en los medios.

12. Difusión en redes sociales

Las redes sociales son una gran herramienta para comunicar nuestro evento, dar a conocer nuestro producto y crear valor de marca. Las personas encargadas de las redes sociales de la empresa deben crear una estrategia de social media para el evento que incluye una promoción previa con la que se cree expectación. También cubrirán el acto y difundirán con textos, fotos y vídeos los momentos más relevantes utilizando los hashtags pertinentes. Cuando termine el acto con las herramientas de control adecuadas se podrán medir los impactos y saber la repercusión y el alcance que ha tenido. No puedes obviar esta manera de promoción que llega a gran número de clientes potenciales.

Los eventos de presentación de producto te ayudarán a darlo a conocer, a atraer a los clientes potenciales y a crear valor de marca. Rodearte de una empresa especializada en eventos te ayudará a que todo esté perfectamente controlado y a que el lanzamiento del nuevo producto sea un éxito.